Consultoria

• Por que você precisa de um consultor de eventos?

Nos dias de hoje, onde o tempo passou a ser um "bem" cada vez mais escasso, imagine você tomando frente da festa do seu casamento ou do evento de fim de ano da sua empresa e ainda ter que tocar sua vida com todas as atribulações do cotidiano. O que deveria ser um momento de alegria e descontração poderá tornar-se um grande problema.

Assim, para que a situação não chegue a esse ponto, é recomendável a contratação de um profissional com conhecimento e habilidade para planejar e organizar seu evento, solucionar possíveis imprevistos e gerir o orçamento estimado, ou seja, um facilitador para sua festa, que irá lhe poupar tempo e energia.

Esse profissional é o consultor de eventos, cuja principal função é organizar cada etapa do acontecimento, sugerindo desde cardápios até estilos musicais, locais para a recepção, decoração dos ambientes e demais fornecedores. Sempre seguindo os anseios dos "anfitriões".

• Quais os benefícios de uma consultoria?

A confiança em estar fazendo o serviço certo e da melhor forma possível, a solução de contratempos, o suporte sempre presente para sanar qualquer dúvida e principalmente a busca pelos serviços com o melhor custo x benefício, através de uma boa gestão dos recursos disponíveis.

• O que buscar em um consultor de eventos?

Antes de tudo, empatia. Afinal, o profissional passará muito tempo na companhia do cliente durante a organização do evento e é preciso uma boa sintonia, bem como uma convivência estreita para que tudo saia a contento e no momento certo.
Além disso, é importante que o profissional tenha senso de colaboração (deve saber ouvir e respeitar os desejos do cliente), imparcialidade (buscar as melhores opções do mercado dentro do orçamento, sem privilegiar fornecedores), profissionalismo (respeito ao cliente sempre e sem "estrelismos"), perfil indagador (pesquisar, pesquisar e pesquisar), convicção (segurança para sanar dúvidas e constante troca de idéias) e disponibilidade (tempo e dedicação para assessorar o evento da melhor forma possível).

Gerais

  • Não confunda empatia com simpatia: (...) Os livros nos informam que empatia é uma condição psicológica que permite a uma pessoa sentir o que sentiria caso estivesse na situação e circunstância experimentada por outra pessoa. E é isso mesmo. Ver o mundo com os olhos de nosso interlocutor. Inclusive ver a nós mesmos.(...) (extraído do site Você S/A);

  • Busque empatia nos profissionais que você pretende contratar e não simpatia... "Ser empático não é ser simpático. A simpatia pressupõe solidariedade, a empatia pressupõe compreensão. A simpatia cria um envolvimento emocional, que pode prejudicar o julgamento. A empatia estabelece comunicação eficiente. Quando não se cria empatia em uma relação, não há verdadeiramente um diálogo, e sim dois monólogos ocorrendo simultaneamente." (também extraído do site Você S/A);

  • Não faça dívidas: Atente-se ao tamanho do seu bolso e seja realista, planejando um evento adequado ao que permite seu orçamento.

  • Primeiras coisas a definir em um evento: DATA e LISTA PRÉVIA DE CONVIDADOS. O quanto antes a data for escolhida (o ideal é, no mínimo, um ano de antecedência), mais tempo você terá para se organizar e administrar melhor os riscos naturais de um evento; definir previamente uma lista de convidados (certamente não será a definitiva...) é imprescindível para seu planejamento, pois, a partir daí, você terá uma idéia do tipo e porte do evento e da sua disponibilidade financeira;

  • Nunca confie na memória: arrume uma agenda para definir o cronograma da organização e sempre faça uso de um "Checklist", pois todos os detalhes devem ser lembrados.

    Nunca confie na memória: arrume uma agenda para definir o cronograma da organização e sempre faça uso de um "checklist", pois todos os detalhes devem ser lembrados. Baixe um modelo aqui para dar uma base: [download];

  • Quando se trata de casamento, tudo dependerá do renome dos profissionais e serviços. Quanto mais renomado, com maior antecedência esse profissional ou serviço deverá ser contatado. Existem igrejas, por exemplo, que só possuem data disponível para daqui a dois anos...

  • "Menos é mais...": esta máxima tem status de mandamento na organização de eventos, principalmente no que tange à decoração. Use o bom senso e evite exageros. As chances de acerto serão muito maiores.

Cálculos e Quantidades*

* Todas essas dicas são aproximadas, pois vão depender de alguns fatores, como perfil dos convidados, época do ano, variedade de bebidas, tipo e horário do evento. Em todo o caso, converse com o profissional do seu buffet, pois ele é a pessoa mais indicada para sanar essas dúvidas.
  • Lista de convidados: é um dos itens mais complicados do evento. Depois de definir uma lista prévia, trabalhe com uma margem de 20% acima no número inicial. Isso evita erros na contratação dos serviços. Porém, atente-se ao percentual de convidados "faltosos" que, no mês de dezembro, em dias no meio da semana ou em feriados prolongados, gira em torno de 20%;

  • Convites: procure encomendar pelo menos 10% a mais de convites, pois erros de caligrafia podem acontecer, assim como o surgimento de inevitáveis acréscimos à lista de convidados;

  • Bolo: de setenta (havendo outros doces) a cem (se o bolo for a única sobremesa) gramas por pessoa;

  • Bem casados: no mínimo, dois bem casados por convidado;

  • Macarons: dois por convidado;

  • Outro doces: em média, cinco unidades por convidado;

  • Bebidas:

    • Espumantes (champanhe faz parte desta categoria) e frisantes: se forem servidos durante toda a recepção, conta-se uma garrafa para cada duas pessoas; se forem servidos apenas durante almoço ou jantar, conta-se uma garrafa para servir quatro pessoas (também vale para vinho tinto); e se for servido apenas no brinde, a proporção é de uma garrafa para cada oito pessoas;
    • Whisky: em média, uma garrafa para cada dez pessoas;
    • Cerveja: normalmente, não costuma ser servida, mas se for da vontade dos anfitriões, calcula-se cerca de dois litros (ou quatro latas) por convidado, se for a única bebida alcoólica;
    • Refrigerantes: 400 ml por pessoa (em caso de mais bebidas como opção) e 600 ml (se for servido apenas refrigerantes e água);
    • Água mineral: calcula-se 300 ml por pessoa;

  • Garçons: calcula-se um profissional para servir de doze a dezesseis pessoas, dependendo do tipo de serviço de buffet;
  • Lembrancinhas: são entregues somente para as mulheres, que em média representam 60% dos convidados;

RSVP

A sigla RSVP é a expressão francesa "Répondez S´il Vous Plait" que, traduzida para o português, significa "Responder, por favor".

Você encontra essa abreviação muitas vezes em convites de grandes eventos para a confirmação da presença dos convidados onde o anfitrião ou responsável usará as informações finais para um melhor planejamento do evento.

Existem basicamente 3 formas de confirmar a presença num evento:
  • RSVP Passivo – Ao receber o convite de um evento que tenha um número de telefone divulgado para a confirmação de sua presença, é importante que o convidado entre em contato com a empresa ou pessoa responsável para confirmar a sua presença e das demais pessoas convidadas que fazem parte de um mesmo endereço.

  • RSVP Ativo – Com cerca de 20 dias antes do evento, o convidado receberá uma ligação do cerimonial para confirmar a presença do número de convidados previamente estipulado pelo anfitrião do evento. Caso o convidado já tenha confirmado a sua presença anteriormente pelo número de telefone que consta no convite, este não receberá esta ligação.

  • RSVP Virtual - Com o desenvolvimento tecnológico de hoje já é possível utilizar uma maneira virtual de confirmar a sua presença num evento. Esta nova ferramenta de confirmação poderá ter duas possibilidades: na primeira, o convidado receberá um convite que terá acesso a um e-mail ou site para a confirmação de sua presença. Na segunda, a empresa ou pessoa responsável terá os e-mails de todas as pessoas convidadas e a partir daí ela enviará um e-mail para que os convidados respondam virtualmente também.

Essas três possibilidades podem ser utilizadas juntas ou separadas, uma vez que, o convidado não terá que executar a confirmação em mais de uma vez.

Ao receber um convite que conste essa sigla, é educado e elegante sempre responder, independente de qual seja a melhor forma encontrada: Ativo, passivo ou virtual caso exista.

É importante sempre confirmar o número certo de convidados que comparecerá ao evento para que o planejamento como um todo não seja equivocado.

O custo para a realização do RSVP varia de acordo com o número de convidados e tempo disponível para a execução. Outra variação é a forma como se entra em contato ativamente – telefone fixo ou celular.

Lembre-se também que não é elegante tentar confirmar ou levar a família inteira caso apenas o casal ou apenas algumas pessoas tenham sido convidadas. Com certeza a empresa ou pessoa responsável não estará autorizada a abrir exceções e o anfitrião não estará preparado para receber a todos.

Fonte: www.showroomdanoiva.com.br/MaisAnuncio.asp?CodProduto=203

Parte Jurídica

  • Pensando friamente, evento é um negócio. Portanto, faça contrato com todos os fornecedores/prestadores e não esqueça de arquivar em uma pasta todos os recibos e notas;
  • O contrato deve ser detalhado com tudo que for combinado verbalmente para que você tenha segurança quando for exigir o cumprimento do serviço. Alguns pontos não podem faltar: identificação das partes contratantes – data, horário e local do evento – data do início da montagem ou do serviço, bem como sua duração – descrição dos serviços ou equipamentos utilizados/oferecidos – custos e condições de pagamento – previsão de hora extra (mesmo que não use, é bom estar preparado quanto aos valores...) – prazos de entrega (no caso de convites, fotos e filmagem) – previsão de cancelamento e rescisão contratual do serviço (em quais situações caberá, de que forma, existência de multa, descontos, carência, etc);
  • Especificamente para eventos de casamento, não se pode esquecer dos trâmites legais com o Estado, já que é preciso uma habilitação para poder casar:

Como primeiro passo, os noivos deverão procurar o Cartório de Registro Civil das Pessoas Naturais mais próximo de sua residência (com pelo menos três meses de antecedência) e dar entrada ao processo do casamento. Se os noivos residem em bairros ou cidades diferentes, o processo deve ser nos dois cartórios. Para quem deixou para última hora, o prazo mínimo é de 20 (vinte) e o máximo, de 90 (noventa) dias antes do casamento (varia de acordo com o cartório).

Para noivos brasileiros, solteiros, com mais de 18 (dezoito) anos são necessários (originais e cópias autenticadas):
  • Certidão de nascimento, Identidade (R.G. ou similar - carteira de classe, passaporte, etc.) e CPF.
  • Comprovante de residência.

Divorciados:
Cópia autenticada da certidão de casamento anterior e da averbação do divórcio.

Viúvos:
Cópia autenticada da certidão de casamento anterior e da certidão de óbito do cônjuge falecido (se houver bens, juntar formal de partilha).

Estrangeiros:
Providenciar certidão consular (retirar no Consulado do país de origem) ou certidão de nascimento original, com carimbo da Embaixada Brasileira, feita por tradutor público juramentado e registrada em Cartório de Títulos e Documentos, ou levar uma cópia autenticada do Registro Nacional de Estrangeiros (RNE).

Em todos os casos, são exigidas duas testemunhas que conheçam o casal, portando originais e cópias autenticadas do R.G. (ou similar - carteira de classe, passaporte, etc.) e CPF (não necessariamente serão os padrinhos e, em alguns cartórios, permite-se que sejam os pais, mas é melhor confirmar...).

Vale ressaltar que, caso queiram realizar casamento fora do cartório, existe uma taxa adicional.

Devem escolher o regime de bens que irão adotar e a noiva terá que decidir se usará ou não o sobrenome do marido e vice-versa, já que o Código Civil vigente inovou nesse sentido em relação ao antigo código.

Outra inovação do Código Civil vigente e que vem sendo amplamente adotada é a equiparação do casamento religioso ao casamento civil, desde que atendidas as exigências da lei e tenha sido registrado legalmente. O chamado "casamento religioso com efeito civil", considerado mais prático pela maioria das pessoas, é realizado na igreja ou templo e quem preside o ato não é o juiz de casamento, mas sim a autoridade religiosa.

Será lavrada uma ata assinada por noivos, testemunhas (aqui, deverão ser dois dos padrinhos escolhidos) e pelo celebrante, que deve ter a firma reconhecida. Após a cerimônia, os noivos receberão um termo de casamento que deverá ser levado ao cartório no prazo máximo de 90 (noventa) dias da data da celebração para que se registre em cartório, caso contrário ele não ficará regularizado.

Quanto aos documentos, deverão ser levados ao cartório em, no máximo, 90 (noventa) dias antes da data do casamento. Todos os procedimentos são idênticos ao casamento civil em cartório.

Quanto à questão de valores, os do religioso com efeito civil, na sede do cartório, são os mesmos do casamento civil só no cartório. Por isso que quem casa na igreja tem preferido essa opção. Na verdade, dependendo do local do casamento, fica "elas por elas", pois se deixa de pagar um Juiz de Paz, mas se gasta com a taxa da igreja... Os valores aumentam, significativamente, quando o casamento, além de fora do cartório, ainda é fora da sede de atuação. Pensem bem nisso antes de escolher onde vão querer celebrar o casamento!

Etiqueta para Casamento

Lista de presentes: Cada vez mais comum, pode ser usada sem medo e sem achar que é uma imposição, pois facilita a vida dos noivos e dos convidados, que normalmente não conhecem o gosto do casal e acabam gostando de ter sugestões. Procure fazer listas variadas (no mínimo duas) para dar mais opções de preço e local de compra;

Cotas de Lua-de-mel: Também bastante utilizadas, principalmente para os noivos que já têm casa montada ou que pretendem morar no exterior, devem dar aos convidados liberdade para presentear os nubentes com o valor que desejarem. Tenha o cuidado de não estipular quantia mínima para cada cota, o que seria muito indelicado;

R.S.V.P.: "O R.S.V.P. é uma forma educada de lembrar as pessoas de algo que já deveriam saber: ao receber um convite, devemos dar um retorno." (Judith Martin); e ainda mais importante é a delicadeza de responder ao convite quando você não comparecerá...

Convites – Formas de sobrescritar (exemplos):
  • Convite a um casal: "Sr. Fulano de Tal e Sra.";
  • Convite ao casal e aos filhos, que moram com eles (se não moram, é mais elegante enviar um convite separado): "Sr. Fulano de Tal e Família";
  • Pessoas que moram juntas e não possuem o mesmo sobrenome (Se moram em casa separadas, como, por exemplo, namorados, pode-se mencionar os dois nomes no mesmo envelope ou enviar um convite separado para cada um): "Sr. Fulano de Tal e Sra. Sicrana de Et Cetera";
  • Jovens amigos do casal podem ser chamados somente pelo nome, sem o tratamento "Sr.", "Sra.": "Sicrana de Et Cetera";
  • Aos amigos íntimos e parentes mais "chegados" é totalmente aceitável incluir termos como "Aos queridos amigos" ou "Aos queridos avós" antes do nome do convidado, que não precisam ser completos: "Aos queridos amigos, Fulano e Sicrana";
  • Deixe de lado termos como "Ilustríssimo" ou "Digníssimo". Além de não serem pronomes de tratamento, ainda soam como bajulação...
Convites – Outras dicas:
  • Evite anexar outros impressos ao convite. Envie, no máximo, o mapa da igreja e do local da festa para os convidados;
  • Entregue os convites com trinta dias de antecedência para os convidados que moram na cidade dos noivos. Para os demais, envie pelo correio dentro de outro envelope com quarenta e cinco a sessenta dias de antecedência;
  • Apesar da opção dos correios, se possível, tente entregar todos os convites "em mão" (nunca escreva esse termo no envelope e tampouco sua forma erroneamente dita: "em mãos");
  • Ainda que estejam automaticamente convidados para a cerimônia, pais e padrinhos também deverão receber o convite impresso;
  • Elimine a idéia de anexar cartões com os nomes das lojas no convite. É muito indelicado. E, além disso, os convidados podem sempre perguntar a alguém próximo ou pesquisar no site dos noivos...
  • Cores de vestido: As cores branco, pérola e marfim são exclusividades da noiva. Nenhum convidado ou madrinha deve usá-las para não competir com o traje da nubente. Isso é muito deselegante. Por sua vez, também não convém à madrinha, assim como às mães dos noivos, usar vestido preto, pois esta cor, apesar de extremamente elegante, sempre esteve associada ao luto, não devendo, portanto, compor a alegria do altar.
Chapéu: O chapéu, que compõe trajes femininos, só deve ser utilizado durante o dia.

Atrasos: Não é de bom tom que a noiva chegue atrasada ao casamento (no máximo uns dez ou quinze minutos, mas se for estritamente necessário). Apesar de ser uma prática típica das noivas, não é correto desrespeitar convidados e fornecedores, atrasando toda a organização.
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